Penerapan, Manfaat, dan Konsekuensi ERP dalam Praktik Manajerial

Pendahuluan

Kemajuan dunia bisnis yang semakin pesat disertai dengan majunya sistem informasi. Kemajuan sistem informasi dibutuhkan oleh oerusahaan dalam mengintegrasikan aplikasi bisnis dan memperoleh informasi secara real time (Spathis, 2006). Sistem informasi yang saat ini digunakan dalam dunia bisnis adalah Enterprise Resource Planning (ERP) atau Enterprise Systems (ES). Enterprise Systems (ES) merupakan paket software yang dapat mengintegrasikan informasi dalam perusahaan dari informasi keuangan, informasi akuntansi, sumber daya, persediaan dan informasi konsumen (Davenport, 1998). ES mengotomatiskan proses bisnis, berbagi data lintas organisasi dan yang terpenting mampu memprodksi data secara real time (Spathis, 2006). Disamping itu ES dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengawasan dalam perusahaan dengan informasi yang tepat waktu.

Penerapan ERP dalam perusahaan besar sangat membantu dikarenakan transaksi pada jaman sekarang ini semakin kompleks. Kemajuan dalam bidang teknologi haruslah disertai dengan meningkatnya pengetahuan para pengguna, selain itu penggunaan ERP juga dipengaruhi oleh ukuran perusahaan dan memerlukan biaya yang sangat besar.

Pembahasan

Tujuan dan keberhasilan penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yakni sebagai berikut:

Rao (2000) mengungkapkan beberapa tujuan dari penerapan sistem ERP dalam perusahaan, anatara lain sebagai berikut:

1. Menyediakan dukungan untuk semua variasi praktik bisnis yang baik
2. Memungkinkan imlementasi ERP yang mengarah pada peningkatan produktivitas
3. Memberikan kesempatan pada konsumen untuk memodifikasi penerapan ERP sesuai dengan yang mereka butuhkan

Penelitian Brown dan Vessey dalam Soja (2006) diungkapkan ada lima faktor keberhasilan penerapan proyek ERP, yaitu:

1. Pihak top manajemen terikat dan terlibat dalam proyek tersebut. Dalam hal ini, pihak top manajemen diharapkan memiliki kesadaran dan keterlibatan yang besar terhadap tujuan proyek, kompleksitas, sumber daya manusia, investasi modal dan keterbatas-keterbatasan yang tidak dapat dihindari selama proyek berlangsung.
2. Pimpinan proyek adalah orang-orang yang berpengalaman dan anggota team adalah pihak pembuat keputusan. Pimpinan dan anggota team implementasi terdiri dari orang-orang yang memiliki kuallifikasi dan pengetahuan mengenai perusahaan dan sistem. Disampin itu, seluruh team terlibat dalam semua tugas-tugas terkait dengan implementasi ERP.
3. Pihak ketiga mengisi gap dengan keahlian dan mentransfer pengetahuannya dengan angota lain.
4. Pergantian manajemen berlangsung secara hand in hand dengan perencanaan proyek
5. Berlakunya pemikiran “kepuasan”

Manfaat Penggunaan ERP

Penerapan ERP dapat meningkatkan efesiensi dan efektivitas ke seluruh level manajemen. Sang dan Seddon (Spathis, 2006) membagi manfaat ES/ERP ke dalam 5 dimensi yaitu operasional, managerial, strategic, infrastruktur IT, dan organisasional.

Manfaat organisasional

Ø  Meningkatkan komunikasi internal

Ø  Memperbaiki koordinasi antar departemen

Ø  Memperbaiki  pengambilan  keputusan  yang  didasarkan  pada  informasi akuntansi yang tepat waktu dan dapat dipercaya

Ø  Memperbaiki fungsi audit internal

Ø  Memperbaiki proses pengambilan keputusan

Ø  Meningkatkan integrasi aplikasi

Manfaat operasional

Ø  Mengurangi waktu penutupan akun secara kwartalan

Ø  Mengurangi waktu penutupan akun secara bulanan

Ø  Mengurangi waktu penutupan akun secara tahunan

Ø  Memperbaiki pengendalian modal kerja

Manfaat manajerial

Ø  Meningkatkan penggunaan analisis rasio keuangan

Ø  Meningkatkan fleksibilitas generasi informasi

Ø  Memperbaiki kualitas laporan keuangan

Manfaat strategic

Ø  Mengurangi personil divisi akuntansi

Ø  Mengurangi waktu pengeluaran gaji

Manfaat IT

Ø  Mengurangi waktu pengolahan transaksi

Ø  Mengurangi waktu penyusunan laporan keuangan

Aplikasi  ERP  memperbaiki  perencanaan  dan  pengendalian operasional,  mampu  untuk  menyediakan  data  real-time  bagi  manajemen  yang  dapat meningkatkan pengawasan dan pengambilan keputusan strategis. Disamping itu, sistem ERP  menawarkan  kepada  perusahaan  kemampuan  untuk  meningkatkan proses  bisnis dengan mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam suatu organisasi.

            Granlund and Malmi (2002) dan Spathis and Constantinides (2002) menemukan indikasi  bahwa  sistem  ERP  memberikan  manfaat  dalam  upaya  efisiensi  pengolahan transaksi,  meningkatkan  fleksibilitas  informasi,  meningkatkan  kualitas  keputusan berdasar  informasi  akuntansi  yang  tepat  waktu  dan  dapat  dipercaya.  Lebih  spesifik, sistem  ERP  diharapkan  dapat  bermanfaat  untuk :

1.     Mengurangi  biaya  dengan  cara meningkatkan  efisiensi  melalui  komputerisasi

2.     Meningkatkan  pengambilan keputusan  dengan  menyediakan  informasi  yang  lengkap,  akurat  dan  up  to  date  yang dapat mengarah pada perbaikan kinerja perusahaan.

Konsekuensi Penerapan ERP

           Penerapan ERP juga dapat mengalami hambatan daam proses penerapannya. Kim,et.al. (2005) mengindikasikan ada beberapa faktor penyebab terhambatnya penerapan sistem ERP dalam perusahaan, yaitu:

1.     Sumber daya manusia dan kapabilitas manajemen.

Tidak adanya keterlibatan dan keahlian dari pihak internal perusahaan mendorong perusahaan untuk mencari konsultan dari pihak luar. Adanya kesenjangan ini dan kegagalan  dalam  memahami  bagaimana  aplikasi  ERP  merubah  proses  bisnis merupakan salah satu faktor penyebab terhambatnya keberhasilan penerapan ERP.

2.     Koordinasi antar fungsional

Masalah koordinasi lintas area fungsional  yang berbeda merupakan salah satu isu penting kegagalan  penerapan  ERP.  Kesenjangan  koordinasi  dapat  menyebabkan penundanaan implementasi ERP dan konflik organisasional.

3.     Konfigurasi dan feature-feature software ERP

Software  ERP  memiliki  kompleksitas  sehingga  memungkinkan munculnya kesulitan pada saat mempertemukan kebutuhan perusahaan dengan feature-feature yang ada. Penyesuaian  terhadap  kelebihan  dan  kelemahan  sistem  ERP  serta menyesuaikan  kebutuhan  bisnis  ke  dalam  parameter  yang  tepat  merupakan  kunci sukses penerapan ERP.

4.     Perkembangan sistem dan manajamen proyek

Penerapan sistem baik hardware dan software mengharuskan keahlian manajemen proyek  yang  signifikan. Apabila  tidak  didukung  dengan  keahlian  dapat menimbulkan kesenjangan dalam memelihara dan memperbaharui sistem.

5.     Perubahan manajemen

Tanpa  proses  perubahan  manajemen  yang  tepat,  perusahaan  sulit  untuk memperoleh keuntungan dari penerapan sistem baru. Akibatnya akan terlalu banyak waktu, tenaga dan usaha yang terbuang terkait dengan penyesuaian penerapan ERP.

6.     Kepemimpinan

Pemimpin  perlu  untuk  mengikuti  kemajuan  dan  membuat  penyesuaian  terkaitdengan  sistem  dan proses  yang  dibutuhkan  pada  saat  impelementasi. Jika  tidak, maka akan muncul kesenjangan dalam melakukan monitoring dan feedback.

Kesimpulan

            Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam dunia bisnis yang semakin maju dan berkembang memang memberi manfaat besar bagi perusahaan, dimana memungkinkan perusahaan ntuk memperoleh data antar organisasi secara real time sehingga dapat eningkatkan proses pengambilan keputusan perusahaan. Namun, penerapan sistem ERP bukan berarti tanpa ada hambatan ataupun konsekuensi yang harus dihadapi oleh perusahaan. Kemampuan sumber daya manusia yang belum siap dengan kemajuan teknologi yang ada, biaya yang dibutuhkan sangat besar merupakan beberapa faktor yang dapat menimbulkan hambatan terhadap penerapan sistem ERP dalam sebuah perusahaan.

            Penggunaan sistem ERP dalam sebuah perusahaan haruslah dengan proses pemikiran yang panjang dan denga kondisi perusahaan yang sudah siap menerima perubahan yang ada. Sumber  daya  perusahaan  wajib  untuk meningkatkan  kualitasnya  dan  melakukan  penyesuaian  dengan  perubahan  yang  ada sehingga  mereka  akan  mampu  bersaing  dengan  tenaga  ahli  yang  berada  di  luar perusahaan. Dengan  demikian,  implementasi  ERP  menjadi  lancar,  biaya  dapat dikendalikan  dan  perusahaan  memperoleh  manfaat  yang  maksimal  baik  secara manajerial.

DAFTAR PUSTAKA

Boersma, K., and Kingma, S., Developing A Cultural Perspective on ERP, Business Process Management Journal, Vol.11 No.2, pp. 123-136.

Davenport, Thomas. H., 1998, Putting the Enterprise into The Enterprise System, Harvard Business Review, July-August 1998.

El  Sayed,  Heba,  2006, ERPs  and  Accountants’  Expertise:  The  Construction  of Relevance, Journal of Enterprise Information Management, Vol.19 No.1, pp. 83-96.

Kim,  et.al.,  2005, Impediments  to  Successful  ERP  Implementation  Process, Business Process Management Journal, Vol.11 no.2, pp. 158-170.

Lindley,et.al.,  2008, The  Hidden  Financial  Costs  of  ERP  Software,  Managerial Finance, pp. 78-90

Rao,  S.S.,  2000, Enterprise  Resource  Planning:  Business  Needs  and Technologies, Industrial Management & Data Systems, pp. 81-88.

Spathis,  C.  and  Constantinides,  S.,  2004, Enterprise  Resource Planning  Systems’ Impact  on  Accounting  Processess,   Business  Process  Management  Journal,  Vol.10 No.2, pp. 234-247.

Spathis, C., 2006, Enterprise Systems Implementation and Accounting Benefits, Journal of Enterprise Information Management, Vol.19 No.1, pp. 67-82.

Spathis,C.,  and  Ananiadis,  J., 2005, Assesing  The  Benefits  of  Using  An Enterprise  System  in  Accounting  Information  and  Management, The  Journal  of Enterprise Information Management, Vol.18 No.2, pp. 195-210.

Themistocleous,  et.al.,  2001, ERP  and  Application  Integration:  Exploratory Survey, Business Process Management Journal, Vol.7 No.3, pp. 195-204.

* Mohon maaf apabila terdapat kesalahan baik dalam hal pembahasan ataupun penulisan. Terima kasih telah berkunjung ^^