Kemajuan
dunia bisnis yang semakin pesat disertai dengan majunya sistem informasi.
Kemajuan sistem informasi dibutuhkan oleh oerusahaan dalam mengintegrasikan
aplikasi bisnis dan memperoleh informasi secara real time (Spathis, 2006). Sistem informasi yang saat ini digunakan
dalam dunia bisnis adalah Enterprise
Resource Planning (ERP) atau Enterprise
Systems (ES). Enterprise Systems (ES) merupakan paket software yang dapat mengintegrasikan informasi dalam perusahaan
dari informasi keuangan, informasi akuntansi, sumber daya, persediaan dan
informasi konsumen (Davenport, 1998). ES mengotomatiskan
proses bisnis, berbagi data lintas organisasi dan yang terpenting mampu
memprodksi data secara real time
(Spathis, 2006). Disamping itu ES dapat
meningkatkan proses pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengawasan dalam
perusahaan dengan informasi yang tepat waktu.
Penerapan
ERP dalam perusahaan besar sangat
membantu dikarenakan transaksi pada jaman sekarang ini semakin kompleks.
Kemajuan dalam bidang teknologi haruslah disertai dengan meningkatnya
pengetahuan para pengguna, selain itu penggunaan ERP juga dipengaruhi oleh
ukuran perusahaan dan memerlukan biaya yang sangat besar.
Pembahasan
Tujuan
dan keberhasilan penerapan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) yakni sebagai berikut:
Rao
(2000) mengungkapkan beberapa tujuan dari penerapan sistem ERP dalam
perusahaan, anatara lain sebagai berikut:
- Menyediakan
dukungan untuk semua variasi praktik bisnis yang baik
- Memungkinkan
imlementasi ERP yang mengarah pada peningkatan produktivitas
- Memberikan
kesempatan pada konsumen untuk memodifikasi penerapan ERP sesuai dengan yang
mereka butuhkan
Penelitian
Brown dan Vessey dalam Soja (2006) diungkapkan ada lima faktor keberhasilan penerapan
proyek ERP, yaitu:
- Pihak
top manajemen terikat dan terlibat dalam proyek tersebut. Dalam hal ini, pihak
top manajemen diharapkan memiliki kesadaran dan keterlibatan yang besar
terhadap tujuan proyek, kompleksitas, sumber daya manusia, investasi modal dan
keterbatas-keterbatasan yang tidak dapat dihindari selama proyek berlangsung.
- Pimpinan
proyek adalah orang-orang yang berpengalaman dan anggota team adalah pihak
pembuat keputusan. Pimpinan dan anggota team implementasi terdiri dari
orang-orang yang memiliki kuallifikasi dan pengetahuan mengenai perusahaan dan
sistem. Disampin itu, seluruh team terlibat dalam semua tugas-tugas terkait
dengan implementasi ERP.
- Pihak
ketiga mengisi gap dengan keahlian dan mentransfer pengetahuannya dengan angota
lain.
- Pergantian
manajemen berlangsung secara hand in hand dengan perencanaan proyek
- Berlakunya
pemikiran “kepuasan”
Manfaat
Penggunaan ERP
Penerapan ERP dapat meningkatkan
efesiensi dan efektivitas ke seluruh level manajemen. Sang dan Seddon (Spathis,
2006) membagi manfaat ES/ERP ke dalam 5 dimensi yaitu operasional, managerial,
strategic, infrastruktur IT, dan organisasional.
Manfaat
organisasional
Ø Meningkatkan komunikasi internal
Ø Memperbaiki koordinasi antar departemen
Ø Memperbaiki pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi akuntansi yang tepat waktu dan dapat dipercaya
Ø Memperbaiki fungsi audit internal
Ø Memperbaiki proses pengambilan keputusan
Ø Meningkatkan integrasi aplikasi
Manfaat operasional
Ø Mengurangi waktu penutupan akun secara kwartalan
Ø Mengurangi waktu penutupan akun secara bulanan
Ø Mengurangi waktu penutupan akun secara tahunan
Ø Memperbaiki pengendalian modal kerja
Manfaat manajerial
Ø Meningkatkan penggunaan analisis rasio keuangan
Ø Meningkatkan fleksibilitas generasi informasi
Ø Memperbaiki kualitas laporan keuangan
Manfaat strategic
Ø Mengurangi personil divisi akuntansi
Ø Mengurangi waktu pengeluaran gaji
Manfaat IT
Ø Mengurangi waktu pengolahan transaksi
Ø Mengurangi waktu penyusunan laporan keuangan
Aplikasi ERP
memperbaiki perencanaan dan
pengendalian operasional,
mampu untuk menyediakan
data real-time bagi
manajemen yang dapat meningkatkan pengawasan dan pengambilan
keputusan strategis. Disamping itu, sistem ERP
menawarkan kepada perusahaan
kemampuan untuk meningkatkan proses bisnis dengan mengintegrasikan seluruh area
fungsional dalam suatu organisasi.
Granlund and Malmi (2002) dan
Spathis and Constantinides (2002) menemukan indikasi bahwa
sistem ERP memberikan
manfaat dalam upaya
efisiensi pengolahan transaksi, meningkatkan
fleksibilitas informasi, meningkatkan
kualitas keputusan berdasar informasi
akuntansi yang tepat
waktu dan dapat
dipercaya. Lebih spesifik, sistem ERP
diharapkan dapat bermanfaat
untuk :
1. Mengurangi biaya
dengan cara meningkatkan efisiensi
melalui komputerisasi
2. Meningkatkan pengambilan keputusan dengan
menyediakan informasi yang
lengkap, akurat dan
up to date
yang dapat mengarah pada perbaikan kinerja perusahaan.
Konsekuensi
Penerapan ERP
Penerapan ERP juga dapat mengalami
hambatan daam proses penerapannya. Kim,et.al. (2005) mengindikasikan ada
beberapa faktor penyebab terhambatnya penerapan sistem ERP dalam perusahaan,
yaitu:
1. Sumber
daya manusia dan kapabilitas manajemen.
Tidak adanya keterlibatan
dan keahlian dari pihak internal perusahaan mendorong perusahaan untuk mencari
konsultan dari pihak luar. Adanya kesenjangan ini dan kegagalan dalam
memahami bagaimana aplikasi
ERP merubah proses
bisnis merupakan salah satu faktor penyebab terhambatnya keberhasilan
penerapan ERP.
2. Koordinasi
antar fungsional
Masalah koordinasi
lintas area fungsional yang berbeda
merupakan salah satu isu penting kegagalan
penerapan ERP. Kesenjangan
koordinasi dapat menyebabkan penundanaan implementasi ERP dan
konflik organisasional.
3. Konfigurasi
dan feature-feature software ERP
Software ERP
memiliki kompleksitas sehingga
memungkinkan munculnya kesulitan pada saat mempertemukan kebutuhan
perusahaan dengan feature-feature yang ada. Penyesuaian terhadap
kelebihan dan kelemahan
sistem ERP serta menyesuaikan kebutuhan
bisnis ke dalam
parameter yang tepat
merupakan kunci sukses penerapan
ERP.
4. Perkembangan
sistem dan manajamen proyek
Penerapan sistem baik
hardware dan software mengharuskan keahlian manajemen proyek yang
signifikan. Apabila tidak didukung
dengan keahlian dapat menimbulkan kesenjangan dalam
memelihara dan memperbaharui sistem.
5. Perubahan
manajemen
Tanpa proses
perubahan manajemen yang
tepat, perusahaan sulit untuk
memperoleh keuntungan dari penerapan sistem baru. Akibatnya akan terlalu banyak
waktu, tenaga dan usaha yang terbuang terkait dengan penyesuaian penerapan ERP.
6. Kepemimpinan
Pemimpin perlu
untuk mengikuti kemajuan
dan membuat penyesuaian
terkaitdengan sistem dan proses
yang dibutuhkan pada
saat impelementasi. Jika tidak, maka akan muncul kesenjangan dalam
melakukan monitoring dan feedback.
Kesimpulan
Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam
dunia bisnis yang semakin maju dan berkembang memang memberi manfaat besar bagi
perusahaan, dimana memungkinkan perusahaan ntuk memperoleh data antar
organisasi secara real time sehingga
dapat eningkatkan proses pengambilan keputusan perusahaan. Namun, penerapan
sistem ERP bukan berarti tanpa ada hambatan ataupun konsekuensi yang harus
dihadapi oleh perusahaan. Kemampuan sumber daya manusia yang belum siap dengan
kemajuan teknologi yang ada, biaya yang dibutuhkan sangat besar merupakan
beberapa faktor yang dapat menimbulkan hambatan terhadap penerapan sistem ERP
dalam sebuah perusahaan.
Penggunaan sistem ERP dalam sebuah
perusahaan haruslah dengan proses pemikiran yang panjang dan denga kondisi
perusahaan yang sudah siap menerima perubahan yang ada. Sumber daya
perusahaan wajib untuk meningkatkan kualitasnya
dan melakukan penyesuaian
dengan perubahan yang
ada sehingga mereka akan
mampu bersaing dengan
tenaga ahli yang
berada di luar perusahaan. Dengan demikian,
implementasi ERP menjadi
lancar, biaya dapat dikendalikan dan
perusahaan memperoleh manfaat
yang maksimal baik
secara manajerial.
DAFTAR PUSTAKA
Boersma, K., and Kingma, S., Developing
A Cultural Perspective on ERP, Business Process Management Journal, Vol.11
No.2, pp. 123-136.
Davenport, Thomas. H., 1998, Putting the
Enterprise into The Enterprise System, Harvard Business Review, July-August
1998.
El
Sayed, Heba, 2006, ERPs
and Accountants’ Expertise:
The Construction of Relevance, Journal of Enterprise
Information Management, Vol.19 No.1, pp. 83-96.
Kim,
et.al., 2005, Impediments to
Successful ERP Implementation Process, Business Process Management Journal,
Vol.11 no.2, pp. 158-170.
Lindley,et.al., 2008, The
Hidden Financial Costs
of ERP Software,
Managerial Finance, pp. 78-90
Rao,
S.S., 2000, Enterprise Resource
Planning: Business Needs
and Technologies, Industrial Management & Data Systems, pp. 81-88.
Spathis,
C. and Constantinides, S.,
2004, Enterprise Resource
Planning Systems’ Impact on
Accounting Processess, Business
Process Management Journal,
Vol.10 No.2, pp. 234-247.
Spathis, C., 2006, Enterprise Systems
Implementation and Accounting Benefits, Journal of Enterprise Information
Management, Vol.19 No.1, pp. 67-82.
Spathis,C., and
Ananiadis, J., 2005,
Assesing The Benefits
of Using An Enterprise
System in Accounting
Information and Management, The Journal
of Enterprise Information Management, Vol.18 No.2, pp. 195-210.
Themistocleous, et.al.,
2001, ERP and Application
Integration: Exploratory Survey,
Business Process Management Journal, Vol.7 No.3, pp. 195-204.
* Mohon maaf apabila terdapat kesalahan baik dalam hal pembahasan ataupun penulisan. Terima kasih telah berkunjung ^^